Şirketlerde çalışan devamsızlığı çoğu zaman gözardı edilen, ancak maliyeti olan bir durumdur. Sistemli bir şekilde takip edilmediğinde, Organizasyon için ciddi bir gider kalemi olabilir.
Yüksek devamsızlık oranlarının çeşitli sebepleri olmakla birlikte, biz İkcılara çalışanların anlatmak istediklerinin de tercümanı olabilmektedir. Bağlılık, moral, motivasyon, iş yükü-yönetim tarzı- iş ilişkilerinden doğan sorunlar, problemler, ücret yetersizliği.... Bunların sonucunda devamsızlığın gelmesi kaçınılmaz olacaktır. Nitekim araştırma sonuçları, ücretlerden memnuniyetsizlik ile, çalışan devamsızlığı arasında ciddi bir korelasyon olduğunu ortaya koymaktadır.
Dediğim gibi, devamsızlık nedenleri çeşitli sebeplerle olabilir: hastalık, ailevi nedenler, stres... Ancak, yıllık izin süreleri, resmi tatiller, doğum izinleri, askerlik hizmeti nedeniyle işe verilen aralar, devamsızlık kapsamında düşünülmemelidir.
CIPD’nin 2009 yılında İngiltere’de devamsızlık ile ilgili yapmış olduğu anket sonucunda verilen 685 cevaba göre; devamsızlığın kişi başına yıllık maliyeti 692 GBP olarak hesaplanmıştır. Ancak, bu ciddi maliyete rağmen, katılımcı şirketlerin sadece %41’i maliyetleri takip ettiklerini belirtmiştir. Aynı anket sonucuna göre, yıllık ortalama kayıp gün, 7.3 olarak göze çarpmaktadır. Anketin detaylarına http://www.cipd.co.uk/subjects/hrpract/absence linkinden ulaşabilirsiniz.
Bu yazıda, sizlerle devamsızlığın takip edilmesi ile ilgili öne çıkan metrikleri ve devamsızlığın etkin yönetimi için geçerli olabilecek yöntemleri aşağıda sizlerle paylaşmak isterim.
Devamsızlık Oranı: En temel göstergedir. Yıllık çalışma süresi içinde gerçekleşen çalışan devamsızlığının oranını hesaplamaya yardımcı olmaktadır. Gün ya da saat olarak hesaplanması mümkündür.
Devamsızlık nedeniyle kayıp iş saati / (çalışan sayısı x yıllık çalışma saati toplamı)
Bu oran, genel olarak hesaplanacağı gibi, aşağıdaki tablolarda görüleceği gibi daha detay bazda da analiz edilebilir.
Eşdeğer Çalışan Başına Devamsızlık: Eşdeğer çalışan sayısının (FTE) kullanılması bu oranlamada daha doğru sonuçlar verebilecektir. Ancak, hesaplanamaması durumunda, normal kişi sayısı da kullanılabilir. Bu metrik de, gün ya da saat olarak hesaplanabilir.
Devamsızlık nedeniyle kayıp iş saati / Eşdeğer Çalışan Sayısı (Kişi Sayısı)
İşgücü Kullanım Oranı: Devamsızlığın bir diğer etkisini görebilmek için, işgücü kullanım oranına gözatmakta fayda var.
1- 1- (Verimsiz Zaman / Çalışma Saati Toplamı)
Verimsiz zamandan kasıt; devamsızlık, normal çalışma saatleri içinde bir makinenin çalışamaz durumda olduğu zaman, yeni bir biçim vermek ile geçen zamandır.
Verimsiz zaman toplamının 450 saat, aylık çalışan sayısının 30 ve aylık çalışma süresinin 5.400 saat olduğu örneğe göre;
Devamsızlık Maliyeti: Bu metrik için sizlerle iki gösterim tarzını paylaşmak isterim. Bunlardan ilki F.E.Kuzmits tarafından 1979 yılında öne sürülmüş ve halen geçerliliğini koruyan daha kompleks bir yapıya sahip. Kısaca izah etmeye çalışayım:
Toplam Devamsızlık Saati*(Devamsızlık yapan Çalışanların Ağırlıklı Saatlik Ücret ve Yan Haklar Ortalaması) + Yönetici Kayıp Zamanı*(Ortalama Saatlik Ücret ve Yan Haklar) + Diğer Giderler / Ortalama Çalışan Sayısı (FTE)
Bu formülde birtakım kavramlara açıklık getirmek gerekirse;
Yönetici kayıp zamanı; devamsızlıktan kaynaklanan sebeplerle ortaya çıkan sorunların çözülmesi ile ilgili yöneticinin harcadığı günlük tahmini saat.
Diğer Giderler; fazla mesailer, üretim kayıpları, kalite problemlerinin rakamsal ifadesidir.
Daha basit bir formül ise; Toplam Devamsızlık Saati x Devamsızlık Yapan Çalışanların Ortalama Maliyetidir.
Diğer kullanılabilecek metrikler de:
Devamsızlık Maliyeti / FTE (Çalışan Sayısı)
Devamsızlık Maliyeti / Toplam İşgücü Maliyeti
Devamsızlığın Etkin Yönetimi için...
Maliyetli olan çalışan devamsızlığının etkin bir şekilde yönetimi ve önceden alınacak tedbirler, devamsızlığın ciddi bir oranda düşmesine neden olacaktır;
Neler yapılabilir?
Fonksiyon yöneticilerine devamsızlığın şirkete olan etkisinin gösterilmesi
Kabul edilemeyecek olan devamsızlıklar için disiplin uygulamaları
Yöneticilerin eğitilmesi,
Devamsızlık oranlarının ya da maliyetlerinin fonksiyon yöneticilerinin yılsonu prim ödemelerine ve performanslarına etki edecek şekilde KPK olarak belirlenmesi,
Terfilerde devamsızlığın gözönünde bulundurulması,
Yüksek devamlılık prim/ikramiyelerinin verilmesi.
gibi uygulamalar getirilebilir.
